辦公程序性文件

 (2013年10月)

 

辦公程序性文件是學校管理制度中的重要文件，為學校工作正常、有序、高效地開展有著十分重要作用，也是校務公開的具體體現和反映。結合目前我校的實際情況，現公布辦公程序性文件：

辦公室：

一、學校事務呈批

基本流程：向職能部門申辦事務或反映問題 —> 職能部門根據權限處理或提出處理意見 —> 分管校領導根據權限處理或提出處理意見 —> 報知校長，重大事情由校長或校長辦公會議決定 —> 若校長外出，由校長委托人召集校長辦公會議集體研究決定 —> 部門或個人對處理決定有不同意見的，可逐級反映，申請復決。

二、外來文件處理

基本流程：文書接收各級各類外來文件 —> 登記并交校長閱示 —> 文件承辦 —>對承辦完畢的文件及時收回整理，分類歸檔。

三、學校文件處理

基本流程：各職能部門負責人提出并編制文件 —> 分管校領導審核 —> 校長或校長辦公會議、校行政辦公會議批準 —> 文件使用人在“文件發(fā)放領用登記表”上簽名后領用 （備注：文件需更改的，依照這一流程辦理。）

四、對外公文辦理

基本流程：各職能部門負責人提出并編制公文 —> 分管校領導審閱 —> 辦公室審稿 —>  校長簽發(fā) —> 文書編文號、蓋校章。

五、檔案

基本流程：

A：處室文書檔案：各處室對本部門形成的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄進行收集整理 —> 按照部門業(yè)務分類 —> 以年度或學年、事件為主線索組卷 —>登記頁碼—>編寫卷內目錄 —> 按照三面齊的標準裝訂成冊 —>擬寫案卷標題—>保管、使用—> 編制移交清冊一式兩份移交校綜合檔案室—>綜合檔案室提供查詢（備注：需銷毀的檔案需編制銷毀清冊 —>分管領導審核—>校長簽批 —>紀檢監(jiān)督銷毀。）

B：教職工人事檔案：檔案員收集、鑒別人事材料—>逐份登記、歸入干部檔案—>定期按規(guī)范整理、裝訂成卷(一般每兩年裝訂一次)—>進校檔案室上架排列保管（備注：需銷毀的材料逐份登記造冊 —> 分管領導審核—>校長簽批 —> 紀檢監(jiān)督銷毀。）

六、人事

基本流程：

A：聘用編制內教職工：崗位空缺時由人事干部會商有關處室統(tǒng)籌需求計劃 —>校長辦公會議研究決定計劃—>計劃和招聘方案上報市人社局、教育局—> 招聘方案公示—> 應聘者報名—> 確定參加考試或考核人員 —> 筆試、試講、面試、考核 —> 確定擬聘用人選 —> 體檢 —> 公示 —> 簽訂協議書 —> 辦理合同登記 —> 入編 —> 兌現崗位工資等手續(xù)。

B：聘用自聘職工：崗位空缺時由教務處會商辦公室統(tǒng)籌需求計劃 —> 招聘方案公示 —> 應聘者報名 —>考試、面試、考核 —> 確定擬聘用人選 —> 體檢 —> 簽訂合同。

七、教師請假（行政人員參照）

基本流程：

A：公出：填寫公出條，年級長、處室主任簽知—> 主管校長簽批，公出單交教務處（行政人員交辦公室），教務處協調安排代課教師、晚自習值班教師及相關工作，每月5日前教務處將上月的公出情況匯總，與原始公出單一并上交辦公室。

B：病事假（含產假等）：填寫請假單—> 年級長簽知—> 一天以內教務主任簽批，三天以內（含三天）分管校領導簽批，三天以上校長簽批 —> 請假單交教務處（行政人員交辦公室），教務處協調安排代課教師、晚自習值班教師及相關工作，每月5日前教務處將上月的請假情況匯總，與原始請假單一并上交辦公室。

 

政教處：

八、學生個人、集體評先

基本流程：班級師生根據評先條件民主評議、無記名投票推出本班推薦人 —>紀檢代表、年級老師、學生代表民主評議、無記名投票推出本年級推薦人 —> 分管校領導、政教處、年級長評議審核，產生學校“三好學生”、“優(yōu)秀學生干部”和“先進班集體”推薦名單 —> 公示 —> 確定正式名單。

九、獎學金、助學金評選

基本流程：

獎學金：學生自主申請 —> 班級評議 —> 年級推選 —> 政教處審核 —> 評審委員會評審 —> 公示 —> 確定正式名單。

助學金：學生自主申請 —> 班主任推薦 —> 年級評議 —> 政教處審核 —> 公示 —> 確定正式名單。

十、選用班主任

基本流程：每年六月教職工雙向聘任，教師填寫個人意向書，提出書面意見 —> 政教處在征求年級長意見的基礎上提名 —> 主管校長聘任。

十一、學生活動審批

基本流程：活動組織者向政教處或教務處提出書面申請 —> 主管處室會商相關部門提出具體意見 —> 分管校領導審批；重大活動由分管校領導審核、校長審批。若需要經費須于前一個月10日之前做出經費預算，以書面形式報有關處室主任 —> 主管處主任會商相關部門提出經費預算的具體意見 —> 分管校領導審核—>校長審批 —> 財務室做計劃。

十二、安全應急

基本流程：根據情況按照各職能部門的安全職責，現場發(fā)現人向值班領導報告，隨后向本部門領導報告（必要時立即打 110、119、120）—> 值班領導及時組織處理，并通知具體負責安全工作的中層領導 —> 值班領導第一時間報告分管安全的校領導（視事件的緊急情況程度）—> 報告校長，必要時召開校安全工作領導小組專題會議或辦公會議處理善后工作 —> 按有關規(guī)定及時向市教育局匯報。

十三、處分

基本流程：班主任、年級長或政教處書面提出 —> 政教處會同有關人員調查了解核實 —> 政教處形成處分意見 —>主管校長審議 —> 校長批準 —> 處分后半年至一年，學生本人書面提出撤銷申請 —> 班主任、年級長簽署意見 —> 政教處審查、簽署意見 —> 按原批準程序批準撤銷 —> 已撤銷的處分不進入學生檔案。

十四、開具學生證明（政教處、教務處、辦公室）

基本流程：

A：政審證明：學生本人或委托代理人出具書面證明 —> 班主任簽章 —> 政教處主任簽批 —> 政審管理人員開具證明文本一式兩份并在其中一份簽章 —> 政教處主任在其中一份證明文本指定處簽章，另一份加蓋部門章 —> 辦理人帶政教處提供的兩份證明文本到辦公室蓋章。

B：學業(yè)證明：學生本人或委托代理人出具書面證明 —> 學籍管理人員查檔、摘錄 —> 教務處主任簽批 —> 學籍管理人員開具證明文本一式兩份并在其中一份簽章 —> 教務處主任在其中一份證明文本指定處簽章，另一份加蓋部門章 —> 辦理人帶教務處提供的兩份證明文本到辦公室蓋校章。

 

教務處：

十五、編班

基本流程：由教務處組織按學校編班基本原則編位 —> 主管校長簽字定稿 —> 教務處組織年級長、班主任當場抽簽定班，教務處統(tǒng)一編排座號。

十六、休學、復學

休學：

基本流程：學生本人及家長打報告并附相關證明 —> 班主任、年級長簽字 —> 教務處核實情況 —> 教務處主任審核 —> 分管副校長審議 —> 校長批準 —> 市教育局報備或報批。

復學：

基本流程：

1.新學期開始，學生本人持到復學時間的休學證書及醫(yī)院證明(證明該生健康狀態(tài)可到校學習) —>由校醫(yī)簽署意見—>教務處主任或分管副主任審核—>分管校領導審批—>教務處會同年級長確定編入班級—>告知班主任，學生入學。

(說明：休學生復學一律在開學初辦理)

2.因特殊情況不能按規(guī)定時間復學(推遲或提前)者，學生和家長打報告并附相關證明—>校醫(yī)務室核實病情—>教務主任或分管副主任審核—>分管校領導審批—>教務處辦理。（推遲復學者應重新辦理再休學手續(xù)并向市教育局報備）

3.超過期限未來校復學且不辦理相關手續(xù)者，教務處及時告之于開學一周后予以除名(以自動退學處理)，并書面通知學生家長。

十七、訂購書籍資料

基本流程：

A：教學用書：教研組長會商各備課組長在預訂單上簽單 —> 分管校領導審批 —> 圖書館統(tǒng)一辦理。

B：配套用書：備課組長書面報告 —> 教務主任審簽 —>分管校領導審批 —> 原則上圖書館統(tǒng)一辦理。

十八、打印材料

基本流程：

A：自編的稿件：申請打印人編好材料、打好文稿、到文印室打印 —>書面申請 —> 教務處分管主任審批后付印。

B：翻印的材料：分管校領導審批 —> 交經辦人備案后付印。

十九、長期調課與臨時調配

基本流程：報請教務處主任同意—> 分管領導審批 —> 經辦人員給予調課 —> 經辦人員將調課表送達有關老師和班級 —> 出現意外無人上課，年級長可應急調課并報知教務處。

二十、外來聽課或教研

基本流程：至少提前一天向教務處提出申請 —> 本市五人以內，經教務處主任同意；本市五人以上或外地，需分管校領導同意 —> 經辦人員給予安排聽課班級，通知授課教師，并告知門衛(wèi) —> 屆時門衛(wèi)放行。

二十一、外聘代課教師

基本流程：用人教研組提出書面申請 —> 教務處主任審核 —> 分管校領導審批—> 用人教研組推薦人選 —> 校長決定人選、待遇。

二十二、學生注冊繳費（財務室、教務處、政教處）

基本流程：

1、開學前：A.新生：教務處向財務室提供新生信息、分班信息 —> 財務室整理學生資料 —> 開學時班主任領取新生繳費通知等說明，并向學生發(fā)放 —>學生按繳費通知及時繳納學費。 B.老生：上學期末財務室下發(fā)下學期繳費通知 —> 教務處組織班主任在放假前將繳費通知發(fā)放給學生 —> 學生按繳費通知要求及時繳納學費 —> 教務處向財務室提供分班信息 —> 財務室整理學生信息

2.開學后:教務處提供簿籍信息及學生變動信息\圖書館提供課本信息\政教處提供學生住宿情況 —> 財務室\教務處\政教處共同向未繳費學生催繳 —> 財務室發(fā)放學生繳費票據

 

 

 

總務處：

二十三、請購

基本流程：

A：一般及少量日用品：各部門填寫采購的申領請購單，做好經費預算 —>送總務處 —> 由總務處在年度預算范圍內統(tǒng)一組織采購。

B：大宗物品，由處室主任提出申請—> 分管校領導簽字 —> 經校長批準 —> 送總務處 —> 由總務處在年度預算范圍內統(tǒng)籌采購。

二十四、采購

基本流程：

A：政策規(guī)定屬政府控購和采購的：持經批準的請購手續(xù)報總務處 —> 總務處匯總后報政府采購辦統(tǒng)一采購。

B：屬學校采購的：持經批準的請購手續(xù)報總務處統(tǒng)籌 —> 原則上需兩人或兩人以上經辦 —> 大宗物品應采用多家競標方式 —> 有關人員共同確定性價比最合理的一家 —> 大宗采購結果在校務公開欄上公示 —> 領用人如在消費者委員會規(guī)定時限內發(fā)現物品質量有問題，采購人員應負責退還或索賠。

二十五、驗收

基本流程：物品購回或取回 —> 校保管及有關人員核對驗收，填寫驗收報告，登記入賬 —> 各請購部門填寫領取單，核對領取。

二十六、領用

基本流程：

A：個人用品領用：到保管室填寫領用單 —> 保管依有關規(guī)定發(fā)放物品。

B：集體用品領用：相關部門領導簽批的領用申請單 —> 到保管室填寫領用單 —>保管依有關規(guī)定發(fā)放物品。

C：特殊用品領用：相關部門領導簽領用申請單 —> 分管行政校領導簽批 —> 保管依有關規(guī)定發(fā)放物品。

二十七、報銷

基本流程：

A：一般報銷：持相關手續(xù)（經校長辦公會議通過的須附會議紀要，外出培訓、學習需附相關文件、通知等證明材料）到財務室按要求填寫報銷單 —> 經辦人簽章 —> 審核人簽章 —> 經校長授權的分管領導簽批（300元<含>以下的，有總務主任簽批，300元以上的由校長授權的分管領導簽批） —> 校長簽批—> 持完整材料回財務室辦理有關報銷手續(xù)。

B：支票轉帳 ：持相關材料（經校長辦公會議通過的須附會議紀要）到財務室按要求填寫支票申請單、交驗發(fā)票 —> 經辦人簽章 —> 審核人簽章 —>經校長授權的分管領導簽批 —> 校長簽批—>回財務室辦理有關報銷手續(xù)。

二十八、報廢、報損

基本流程：已達規(guī)定使用年限的，或損壞無法維修繼續(xù)使用的，由使用人和保管清點列表并寫申請報告 —> 固資管理人員簽名 —> 校長授權的分管領導簽名 —> 按照市財政有關要求上報。

二十九、公務用車

1、日常用車嚴格按車輛使用范圍使用，基本流程：

A：鄭州市內用車：部門負責人提前一天向總務處（辦公室）預約 —>總務處（辦公室）協調安排 —> 司機憑派車通知準時出車。

B：鄭州市外用車：部門負責人提前三天向總務處（辦公室）預約 —>總務處（辦公室）協調安排 —> 司機憑派車單準時出車。

三十、修繕工程、改擴建工程

基本流程：

A：30萬元以上(含30萬元)重大修繕、裝飾工程、改擴建工程：有關部門訂出計劃 —>部門主任簽名同意后報分管校領導簽批 —> 送總務處核實情況 —> 總務處在年度預算范圍內統(tǒng)籌安排 —>編制工程預算 —> 分管總務校領導審核 —> 經過校長辦公會議研究決定，校長簽批 —> 按有關規(guī)定進行工程公開招標 —> 組織施工—>申請人全過程參與工程管理 —> 組織工程驗收 —> 工程結算。

B：10萬元以上（含10萬元）30萬元以下的修繕工程、裝飾工程、改擴建工程： 申請部門向總務處反映并詳細登記 —> 總務處根據年度資金預算統(tǒng)籌安排，編制工程預算—> 分管總務校領導審核 —> 經過校長辦公會議研究決定，校長簽批 —> 組織工程邀請招標或者詢價比選 —> 組織施工 —> 申請人全過程參與工程管理—> 組織驗收 —> 工程驗收完畢后由申請人（或使用人）接收。

C：10萬元以下的修繕工程、裝飾工程、改擴建工程：申請部門向總務處反映并詳細登記 —> 總務處根據年度資金預算統(tǒng)籌安排，編制工程預算 —> 分管總務校領導審批 —> 組織工程邀請招標或者詢價比選 —> 組織施工 —> 申請人全過程參與工程管理 —> 組織驗收 —> 工程驗收完畢后由申請人（或使用人）接收。

 

備注：此程序如有與國家政策法規(guī)或省、市有關規(guī)定條例相抵觸，以國家政策法規(guī)或省、市有關規(guī)定條例為準。